Como dar feedback a candidatos que não avançam
Responder a quem não foi seleccionado é uma questão de respeito e de reputação. Quando dar a resposta, como a formular, modelos prontos a adaptar e o que evitar dizer.
Neste artigo
A maioria dos candidatos que não avança num processo nunca recebe resposta. É um dos motivos de queixa mais frequentes de quem procura emprego, e tem custos para a empresa: o candidato de hoje pode ser cliente, recomendar alguém ou candidatar-se a outra vaga no futuro. Uma resposta clara e educada demora poucos minutos.
Quando dar a resposta
- Após a triagem de CV: assim que souber que a pessoa não avança. Não espere pelo fim do processo.
- Após uma entrevista: nos dias seguintes, no prazo que indicou ao candidato.
- Após várias fases: logo que a decisão esteja tomada e, sempre que possível, antes de anunciar internamente a contratação.
Se o processo atrasar, avise: "Ainda estamos a concluir as entrevistas; esperamos dar notícias até ao fim da próxima semana." Este tipo de mensagem evita muitos emails de seguimento.
Adapte o nível de detalhe à fase
| Fase | Canal | Detalhe |
|---|---|---|
| Triagem de CV | Mensagem curta e cordial, sem justificação detalhada | |
| Primeira entrevista | Agradecimento e, se possível, um ponto concreto | |
| Fase final | Telefone, seguido de email | Feedback mais específico, se o candidato quiser |
Como formular o feedback
- Seja claro desde a primeira frase: não deixe a decisão escondida no terceiro parágrafo.
- Agradeça o tempo que o candidato dedicou.
- Fale da função, não da pessoa: "procurávamos mais experiência em gestão de equipas" em vez de "não tem perfil de chefia".
- Seja breve e concreto: um ou dois pontos úteis valem mais do que uma lista.
- Só convide para futuras vagas se for sincero.
Modelos prontos a adaptar
Após triagem de CV
"Obrigado pela sua candidatura à vaga de [função]. Depois de analisarmos as candidaturas, decidimos avançar com outros perfis mais próximos dos requisitos desta função. Desejamos-lhe sucesso na sua procura."
Após entrevista
"Obrigado pelo tempo que dedicou à entrevista para [função]. Foi uma decisão difícil, mas optámos por um candidato com mais experiência em [área concreta]. Gostámos em particular de [ponto positivo]. Se surgir uma vaga adequada ao seu perfil, teremos todo o gosto em contactá-lo."
Após fase final
"Queria dar-lhe a notícia pessoalmente: decidimos avançar com outro candidato. A sua candidatura esteve entre as finais e ficámos bem impressionados com [ponto concreto]. O que nos fez decidir foi [motivo ligado à função]. Se quiser, posso partilhar mais algum feedback."
O que não dizer
- Motivos ligados a características pessoais: idade, situação familiar, sotaque, aparência, saúde. Além de inadequados, podem configurar discriminação.
- Comparações directas com o candidato escolhido ou dados sobre ele.
- Juízos sobre a personalidade: "pareceu pouco motivado", "muito tímido".
- Promessas que não vai cumprir: "guardamos o seu CV" quando não o vai consultar.
- Justificações falsas: "a vaga foi cancelada" quando não foi.
Em caso de dúvida, fique pelos requisitos da função e pelo que foi observado nas fases do processo.
Se o candidato pedir mais explicações
Responda com calma e com base nos critérios definidos. Se a pessoa contestar a decisão, não entre em discussão: agradeça, explique que a decisão está tomada e mantenha um tom cordial. Guarde um registo simples dos motivos de cada decisão; ajuda a responder com coerência.
Proteja os dados
Se quiser guardar o CV para futuras vagas, informe o candidato e respeite o prazo de conservação definido pela empresa, de acordo com o RGPD. Se o candidato pedir que os seus dados sejam apagados, faça-o.
Ferramentas de gestão de candidaturas permitem enviar estas mensagens a partir de modelos, com um clique. Mesmo sem elas, uma pasta de modelos de email resolve a maior parte dos casos.
